“Non esiste vento favorevole per il marinaio che non sa dove andare”, Seneca
Il vivere moderno è frenetico e capita spesso di sentirci come Alice nel Paese delle Meraviglie, che deve correre per rimanere sempre ferma allo stesso posto. Corriamo tanto e corriamo sempre, per restare costantemente in un stato di carenza di tempo a sufficienza.
Se vuoi acquisire pochi strumenti semplici da usare per migliorare l’uso che fai di questa preziosa risorsa, investi 5 minuti del tuo tempo per leggere questo articolo: il ritorno di questo investimento sarà l’acquisizione di alcune tecniche efficaci nella gestione del tempo.
Ma prima di iniziare una breve premessa sulle caratteristiche di questa dimensione che spesso ci sfugge di mano:
- il tempo è una risorsa unica: non può essere immagazzinato e utilizzato in un secondo momento;
- è irrecuperabile: il tempo si consuma ad una velocità di 60 secondi al minuto; non si può attivare o spegnere secondo la propria volontà; è tra le poche cose non acquistabile.
Cosa puoi quindi fare per essere maggiormente consapevoli del valore del tempo e per utilizzarlo al meglio? Ecco una lista di 4 semplici strumenti:
- Quando pragrammi come usare il tuo tempo pensa alla legge di Pareto: secondo questa legge, il 20% delle cause è di norma responsabile dell’80% degli effetti; è come dire che “la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause”; applicando la regola al tempo lavorativo se ne deduce che il 20% del lavoro consuma l’80% di tempo e risorse; quindi molto, se non troppo tempo, viene sprecato e per cose non importanti; traine le dovute conseguenze quando decidi come utilizzare il tuo tempo, imparando a dire di no alle attività superflue.
- Definisci i tuoi obiettivi in modo chiaro: spesso perdiamo tempo perchè non sappiamo bene dove andare a parare. Ma definire gli obiettivi in modo chiaro è fondamentale per concentrare le energie e per fare ciò che è veramente importante. Gli obiettivi per essere chiari devono essere «SMART»:
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- Specific (Specifico), l’obiettivo è chiaro e non ambiguo;
- Measurable (Misurabile), per capire se l’obiettivo è stato o no raggiunto;
- Achievable (Raggiungibile), può essere raggiunto;
- Realistic (Realistico), le risorse in termini di persone, tempo e denaro sono disponibili;
- Time Limited (Limitato nel tempo), sono chiari i tempi in cui sarà raggiunto.
- Usa la matrice importanza-urgenza: immagina i 4 quadranti di un quadrato; il quadrante in alto a destra è destinato alle attività importanti e urgenti; il quadrante in alto a sinistra è dedicato alle attività importanti ma non urgenti; nel quadrante in basso a sinistra trovano spazio le attività nè importanti nè urgenti e nel quadrante in basso a destra le attività non importanti ma urgenti. E ora? Per decidere le priorità è fondamentale identificare per ogni attività il grado di importanza e il grado di urgenza e collocare queste attività nella matrice. A questo punto dovrai considerare che:
- le attività sia importanti che urgenti sono da affrontare immediatamente e difficilmente le puoi delegare;
- le attività importanti ma non urgenti le puoi realizzare alla prima occasione utile, senza lasciarle nel “cassetto” troppo tempo perchè sono comunque importanti per te;
- le attività nè importanti nè urgenti possono anche aspettare, per questo a volte si parla di “lasciar morire i problemi di fame”, senza dargli corda;
- le attività non importanti ma urgenti le posso pianificare sempre meglio, in modo da affrontarle in futuro prima che diventino urgenti. Per questa tecnica Bonsay ha predisposto per te un tool dedicato che si chiama Usare al meglio il tuo tempo e si trova nella sezione Materiali Gratuiti della nostra piattaforma, accessibile dopo aver effettuato l’accesso.
- Pensa a come puoi usare meglio/di più la delega: spesso ci sembra difficile delegare, soprattutto se rimaniamo intrappolati in frasi come: “Io lo faccio meglio!” oppure “Io lo faccio prima!”. Nel processo diventa importante:
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- istruire la persona à comunicando in maniera efficace e chiedendo: “Cosa ne pensi?”, “Non so se sono stato chiaro”;
- specificare l’obiettivo à chiarendo che cosa ci si aspetta e assegnando tempi
- monitorare la sua attività ed i progressià verificando lo stato di avanzamento
- fornire feedback à fornendo apprezzamenti positivi o critiche costruttive
Ora non ti resta che mettere in pratica almeno uno di questi strumenti (quello che immagini ti possa essere più utile) al tuo vivere quotidiano. Nella misura in cui ti applichi e speriementi sulla tua pelle l’utilità di questi strumenti, potrai poi valutare se provare un’altra delle tecniche presentate.
E ricorda, come diceva Francis Bacon: “Decidere come usare il tempo, vuol dire risparmiare tempo”
